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“疫情”危机下在家远程办公的道与术

日期:2020-02-13 22:59:15      人气:9
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2020年的春节注定不平凡,本是阖家团聚的日子,却被一场由新型冠状病毒引起的肺炎肆虐全国。在假期即将结束之际,相信很多企业的小伙伴都接到了延后复工的通知,并且很多企业均鼓励在家办公,以保障大家的健康安全,如今你做好了在家办公的准备吗?

“疫情”危机下在家远程办公的道与术

落地在家办公的挑战不是技术,而在于管理问题,防御新型肺炎或成为落地在家办公的契机。但是国内在家办公并不多见,仅限于媒体、销售等个别行业。在眼下严重的疫情面前,在家办公成了确保防疫、承担企业社会责任、又兼顾企业日常运营的主要工作方式。防御新型肺炎或倒逼企业远程协同,成为落地在家办公的契机。

在家远程办公的“道”

说到在家办公,其实早已悄然在我们身边生根发芽,尤其是远程协作办公也正在成为一个新的趋势。随着办公协同软件及工具的发展,远程办公在技术上已不存在任何的障碍。但是虽然在家办公在形式上非常简单,但是远程办公仍然存在很多痛点,比如生活/工作状态难切换、沟通协同效率低、员工管理困难等。

“疫情”危机下在家远程办公的道与术

远程协作办公不同于在办公室上班。在远程办公中我们和上级的沟通频率会大幅度减少,这让熟悉在传统办公室内工作的你,很难短时间保障工作的顺利开展,并可能影响到工作效率,那么该如何更好地参与到远程协作办公中呢?

1、制定目标很重要

家中舒适的氛围很容易让你丧失多年养成的职场冷静自律的习惯,所以从一开始我们就要和上级充分沟通,明确自己的工作目标,从而更好的利用时间在家办公。除了明确目标外,我们还需要了解都按上级的工作期望值,诸如是否需要实时在线工作?是否可以承担额外工作?当与上级沟通结束后,最好将沟通结果发与上级确认,以便后续工作的高效开展。

2、保持规律的总结汇报

由于在家办公,企业内你的上级并不能像在传统办公室内一样,抬眼就能看到你的工作内容和困难,此时远程协作办公也就需要我们更加积极的总结汇报。在远程工作中,我们更要及时与上级进行频繁的沟通,如果每周能有一次较为正式的工作汇报,那就再好不过了。该汇报可以包括做了什么、有什么成果、遇到什么困难、需要得到怎样的帮助支持,最后是下一阶段的工作计划和目标。

3、完善会议规则

为了让会议更加高效,首先我们要完善会议规则。尽量开展小型会议,比如5人左右,会议时间控制在30分钟以内,在开会前会议组织者应当发出会议日程,让每个与会人员都了解自己在会议中的角色和贡献。

4、借助视频会议提升沟通效率

在远程协作办公中,借助视频会议的形式可以大幅度提升会议中的沟通效率。让与会的每个人都打开摄像头,可以清晰的看到每个与会者脸上的表情,是远程协作中提升凝聚力和参与度的好方法。

5、借助协助工具来管理会议内容

在会议中我们往往需要进行内容的实时分享,同时也需要和与会者展开文字聊天和文件分享,所以说在会议中我们就需要使用便捷的工具把行动计划分配给每个人并做到自动提醒。也就是说越是远程办公,就越要尽可能使用一些减轻工作量的自动化工具。

6、保证沟通当中的企业数据安全

众所周知,远程协作办公确实可以大幅度提升办公的效率,但令人担忧的仍然还是数据的安全问题。说到数据安全,在这点上无论是公司还是个人都应该做足功课,意识到数据安全的重要性,正确评估出最为合适自己的工具平台和方式方法,不要让重要和敏感的信息流传到互联网上。

7、积极使用多人协作

在安全的基础之上,将文档上传到团队统一管理的云平台,展开协同编辑是一种高效的办公方式。但在这个过程中,也一定要做好文档的管理,让大家不会因为这种新的工作方式而产生困扰。

了解到这些硬核的小技巧后,相信可以帮助你大幅度提升在家远程办公的效率,这样工作的质量和进度也不会因为工作模式的转变而受到影响。

在家远程办公的“术”

远程办公最重要的是什么?答案是工具!通信技术的高速发展,让企业协作产品也多样化,比如视频会议系统以及即时通信平台等。一款企业级日常协同工具,可以满足各部门间交流需求、沟通协调和政策传达工作,成就高效业务融合和工作流联通,支撑起客户业务管理、渠道和供应链管理、文化建设、协同办公等多种业务场景,为远程办公的顺利实现提供重要保障。

“疫情”危机下在家远程办公的道与术

在疫情期间,包括钉钉、企业微信、华为Welink等都宣布,为用户免费提供视频会议、即时通讯、打卡、审批等产品功能,以保障企业组织、教育医疗和政府机构“在线办公”需求。下面我们按照协同办公、视频会议、文档协同三大类整理了远程办公工具清单,大家可以根据实际需求选择。

协同办公

一、钉钉

钉钉是阿里巴巴集团打造的沟通和协同的多端平台,帮助中国企业通过系统化的解决方案(微应用),提升沟通和协同效率。

疫情期间政策:根据对超过1000万家企业组织办公情况和问题的调研,钉钉发布了支持“在家办公”的全套免费解决方案。其主要功能包括远程视频会议、保障企业组织疫情期间消息精准触达的DING功能、日程共享、任务协同、在线文档协同、远程打卡功能等。

其中作为远程协同刚需的视频会议,钉钉已免费升级至102方,且免费开放不限时,最高可申请支持302方同时参与。据了解,目前已经有超过600万家企业组织在疫情期间调用钉钉的网上办公产品用于远程协同,其中视频会议是主需求。

二、企业微信

企业微信是腾讯微信团队打造的企业通讯与办公工具,具有与微信一致的沟通体验,丰富的OA应用,和连接微信生态的能力,可帮助企业连接内部、连接生态伙伴、连接消费者。

疫情期间政策:企业微信将视频会议人数提升到300人,支持企业随时随地发起百人音视频会议。

此外,企业微信在其发布的免费远程高效办公指南中还介绍了几个便于远程办公的免费能力,包括:

1、全员群支持最高10000人即时沟通,进行4G的大文件传输;

2、一键发送公告,无论是延迟上班、值班安排还是疫情动态,都可以迅速传递给员工;

3、支持多人线上协同编辑,并支持设置打开和编辑权限,保障文档安全;

4、上传工作文件到微盘,文件在云端实时同步,可随时随地打开最新版本。

三、华为云WeLink

华为云WeLink是面向政企用户的智能工作平台,支持实时互动沟通、高效协作、联接各种智能终端、沉淀企业智力资产等。用户可以随时、随地、通过各类终端设备(手机、电脑、平板、电子白板等)实现协作办公。

疫情期间政策:1000用户以下的单位可以在线免费开通,支持100方实时在线会议,同时还为企业免费开放50G的企业云空间,助力企业高效远程协同办公。

1月29日,针对疫情影响,华为云WeLink正式上线“健康打卡”功能,并向所有企业和组织免费开放,帮助企业共抗疫情防控战役,协助企业快速了解员工去向以及身体健康状态。通过该功能,企业员工可以手机在线快速提交个人健康状况;企业管理员可以实时统计员工出行信息,统一查看、导出员工健康数据,及时防控疫情。

华为云WeLink视频会议只需点击一个链接,就可以让员工、客户及供应商等通过手机、Pad、PC等多终端进行视频会议,实时共享屏幕,多终端实时标注,获得“面对面”的沟通体验,并且支持会议纪要自动转文字,扫码发送纪要到邮箱。

通过华为云WeLink,企业员工可以一句话直达找人、找邮件、预定差旅、报销费用、充值卡包等百种服务。另外,华为云WeLink还提供7种语言的消息翻译与文档翻译,不仅可以将所有语言自动转换成母语,而且一键翻译,准确率高。

四、飞书

飞书是一站式的沟通与协作平台,将即时沟通、日历、在线文档、云盘、应用中心等功能整合在一起,提升企业协同工作的效率。

疫情期间政策:2020年1月28日至5月1日期间,飞书将为所有用户免费提供远程办公协作等商业版服务,并且所有在此期间注册申请的湖北地区医院、学校、公益机构等组织,可享有长达三年的飞书商业版免费服务。据了解,此次飞书提供的免费服务包括但不限于:商业版完整办公套件、不限时长的音视频会议、无限量在线文档、审批管理等。此外,在1月30日,飞书还上线了健康管理服务,并向学校、企业等组织免费开放,帮助其实现疫情监测的数据化管理。

五、苏宁豆芽

苏宁豆芽是苏宁自主研发的一款协同聊天工具软件协同办公平台,可帮助企业内或企业间进行即时的、远程的、高效的办公协同。

疫情期间政策:1月28日,苏宁科技宣布向全社会企业及组织免费开放一体化协同办公平台,助力企业远程办公和协同工作。苏宁豆芽开放的功能包括即时消息、群组管理、音视频在线会议、企业宣传与服务号、OA移动流程起草与审批、工作日程与适时提醒、虚拟团队与生态圈协作等。据了解,免费开放时间截止到2020年12月31日。

视频会议

一、Zoom

Zoom是一款多人手机云视频会议软件,为用户提供兼备高清视频会议与移动网络会议功能的免费云视频通话服务。用户可通过手机、平板电脑、PC与工作伙伴进行多人视频及语音通话、屏幕分享、会议预约管理等商务沟通。

疫情期间政策:从2020年1月27日起,Zoom面向中国用户的视频会议服务将全部免费。

二、TalkLine

TalkLine是一款实时视频互动交流软件,全终端支持企业办公、远程招聘、企业培训、在线教育、远程会诊、视频客服等多种场景,提供清晰流畅稳定的音视频体验。

疫情期间政策:TalkLine为所有用户提供远程办公支持,赠送5000分钟会议时长。

三、小鱼易连

小鱼易连是一款企业办公软件,提供电话会议,云端协助、硬件视频会议、企业级直播等解决方案,服务于提供视频会议、远程教育、远程医疗、远程金融及远程政务等领域。

疫情期间政策:2020年1月26日起至疫情结束,向全国政府机关、医疗机构、教育机构、企业单位免费提供100方云视频会议,保障政府机关疫情指挥、医疗机构远程会诊、教育机构线上授课、企业单位在家办公。

四、科天云

科天云由TCL和思科共同创立,是一个主营企业沟通协作解决方案的云平台,提供高清视频通讯协作服务。

疫情期间政策:科天云会议面向所有用户免费开放,帮助企业远程办公,帮助学校复课云中课堂,帮助医疗机构远程会诊。

五、全时云会议

全时云会议是全时云商务服务公司基于云计算架构开发的网络视频会议产品。全时提供的服务业务涵盖电话会议、视频会议、日历工具、企业云盘等通用解决方案,以及远程医疗、智慧工地、远程教育、远程维修等多种行业数字化解决方案。

全时在全球六大洲超过30座城市均有智能专线MPLS的POP点部署,能够充分支持客户的全球业务需求。迄今为止,全时已获得超过350家全球五百强企业的青睐,来自2万家企业客户的600万用户都在使用全时的产品和服务。

疫情期间政策:从2020年1月26日起直至疫情结束,全时云会议免费使用。

文档协作

一、石墨文档

石墨文档是一款支持云端实时协作的企业办公服务软件,支持多人同时对文档编辑和评论,多端实时更新,具有协作撰稿、方案讨论、会议记录和资料共享等功能。

疫情期间政策:石墨文档针对在家办公场景推出了“远程办公”产品新版本,并搭建了企业远程办公解决方案,帮助企业组织高效协同运转。疫情期间,石墨文档个人版账户将会自动升级为远程办公版,用户可免费使用。

二、腾讯文档

腾讯文档是一款可多人协作的在线文档。支持Word、Excel和PPT类型,打开网页就能查看和编辑,云端实时保存;可多人实时编辑文档,权限安全可控。

疫情期间政策:2020年1月27日,腾讯官方宣布,腾讯文档结合目前疫情防控的社会需求,在春节期间紧急进行以下几项针对性升级:

1、上线6类疫情统计模板;

2、免费开放会员服务,同时在线编辑人数提升至200人;

3、支持远程协同办公。

其中,六类疫情登记统计模板包括:春节假期员工健康信息报备表、春节假期学生健康信息报备表、武汉返乡人员统计表、学生每日健康信息上报、2020春节返工时间统计、员工健康信息收集表。

同时,腾讯文档将同时在线编辑的人数上限,从20人提高到200人,方便更多人发布疫情相关的紧急信息。另外,腾讯还为需要用到更多会员功能的组织,开放了免费会员的申请通道,填写申请即可。

三、印象笔记

印象笔记是一款支持多终端同步的云笔记软件,用户可以在多种设备和平台间无缝同步每天的见闻、思考与灵感,一站式完成信息的收集备份、永久保存和高效整理,提升工作、学习、生活效率。应用场景包括:记录会议记录、管理名片、制作购物清单、计划一段旅行、策划和管理项目、记录课堂笔记等。

四、WPS+云办公

WPS+云办公是金山办公面向企业客户推出的高效、安全的云办公解决方案,不仅提供全平台WPS Office产品,还有文档云存储、在线协作文档、企业管理后台、文档安全服务以及周边办公应用;满足企业文档集中管理、团队高效协同、数据安全管控、随时随地移动办公的诉求。

疫情期间政策:WPS+为企业用户免费提供远程办公、会议等服务。从2020年1月31日起至5月1日,凡3人及以上协作办公的,可免费获得WPS+协作版高级权益。

五、Tower

Tower是一款团队协作软件,支持多设备查看文档,可以自由创建团队,分享项目及文档,有在线讨论,文件共享,日程安排等多个功能。

疫情期间政策:自2020年1月18日起至3月1日,Tower的高级版和专业版功能,对全社会免费开放,所有新注册团队均可免费使用。对于已经在使用Tower的医疗团队免费将续费期限推迟到5月1日。

六、TeamViewer

TeamViewer是一款远程桌面工具,提供工业级远程控制、桌面共享、在线会议、网络监控、恶意软件保护,以及计算机之间安全的文件传输等功能。

疫情期间政策:1月28日,TeamViewer发布消息称,将提供免费的远程办公方案,让需要在非常时期坚守岗位的人更安全地完成工作。

七、联想企业网盘

联想企业网盘是联想集团下联想云存储的一个企业级网盘产品,针对企业网络文件存储和管理需求的解决方案,提供安全可靠的在线企业文件管理,提高企业办公效率。

疫情期间政策:从2020年1月31日至7月31日,向湖北省国家机构组织及事业单位、学校(普教、高教)、医院及医疗机构提供公有网盘协作版全功能免费服务。

八、Zoho

Zoho为提供企业运行和管理的一站式云平台,已陆续推出40多款在线SaaS软件产品,包括CRM、在线Office、邮箱、项目管理、团队协作、人事管理、财务管理、BI商业智能、应用开发平台等。

疫情期间政策:免费开放8款在线协同工作软件,包括:网络会议、远程支持软件、企业邮箱、企业网盘、在线Office套件、在线聊天工具。

九、有道云笔记

有道云笔记是网易旗下的有道推出的个人与团队的线上资料库。主要功能特色包括:纷繁笔记轻松管理、文件同步自动完成、路上创意随手记录、精彩网页一键保存、增量式同步技术、手机端富文本编辑、白板拍照智能优化、手写输入、涂鸦等。

十、为知笔记

为知笔记不仅是一款记录生活、工作和学习的云服务笔记软件,也是一款可以共享资料、基于资料进行沟通的协作工具。用户可以随时随地记录和查看有价值的信息,所有数据在电脑、手机、平板、网页可通过同步保持一致。

希望以上这些工具可以给受到疫情影响而选择远程办公的企业提供帮助,使其能够以高效、安全的方式持续运作。

作者:李祥敬